یکی از مهمترین عوامل موثر در شکل گیری و گسترش واحد های روابط عمومی در سازمان ها و دستگاه های دولتی ، ضرورت دستيابي به افکارعمومي و شکل دهي ، هدايت و تاثيرگذاري بر آن است.

شناخت افکار عمومي از آن رو حائز اهميت است که اين واقعيت به اثبات رسيده که هيچ برنامه اي اگرچه به طور همه جانبه تنظيم شده باشد، نمي تواند بدون حمايت مردم به اجرا درآيد. از اين رو اين وظيفه به عهده روابط عمومي ها گذاشته شده است که با انتخاب راه ها و شيوه هاي نوين افکار عمومي و افکارسنجي نياز دستگاه خود را شناسايي کنند. روابط عمومي ها بايد با انتقال يافته هاي خود به مديريت سازمان به راهبردهاي عمل و درخور توجهي براي ارتباط موثر با مخاطب و پاسخگويي مناسبي به افکار عمومي را همراه، همگام و همسو با برنامه ها و سياست هاي سازمان و دستگاه خود بسازند.

شناخت مخاطب اساس کار روابط عمومي است براي برقراري ارتباط و تبادل افکار و انديشه ها. به عبارت ديگر مي توان گفت با فراهم بودن ارتباطي دو سويه بين يک دستگاه و مخاطبانش ،شناسايي نقاط ضعف و قوت ممکن مي شود و فعاليت ها و اقدامات دستگاه در جهت تامين منافع عمومي قرار مي گيرد.